ZSPU.440.423.2018

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), art. 7 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000 ze zm.) oraz art. 57 ust. 1 lit. a) i f) i art. 6 ust. 1 lit f) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 i Dz.U.UE.L.2018.127.2) po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Pani R. J. zam. w K., na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych przez Prezydenta Miasta K., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

odmawia uwzględnienia wniosku.

 UZASADNIENIE

 Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pani R. J. zam. w K., zwanej dalej Skarżącą, na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych przez Prezydenta Miasta K., zwanego dalej Prezydentem. W treści ww. skargi Skarżąca podniosła, iż w dniu […] listopada 2017 r. Pan P. P., działając poprzez swojego pełnomocnika Pana D. P. – radcę prawnego w Urzędzie Miasta K., załączył do akt postępowania prowadzonego przez Sąd Rejonowy w K.. pod sygn. akt […] jej oświadczenie o jej sytuacji zawodowej i finansowej skierowane do Urzędu Miasta K., a przedłożone przez nią w sprawie dotyczącej przyznania stypendium szkolnego. W ocenie Skarżącej ww. dokument Pan P. P. pozyskał nielegalnie jako funkcjonariusz samorządowy. W ocenie Skarżącej oświadczenie o dochodach dotyczyło postępowania o przyznanie stypendium szkolnego przyznawanego przez Prezydenta i zgodnie z przepisami prawa winno być udostępnione za zgodą Skarżącej i wykorzystane tylko do celów przyznania stypendium. Skarżąca dodała cyt.: „(…) brak jest przepisu wskazującego na możliwość wykorzystywania czyichś dokumentów złożonych w urzędzie do innych postępowań, jak tylko do tego, którego dotyczy, a już na pewno nie do wyjęcia sobie dokumentu z akt danej sprawy, wykonania kserokopii i wyniesienia z instytucji bez podstawy prawnej, dla realizacji prywatnych celów urzędników (…)”.

 W toku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego w niniejszej sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ustalił następujący stan faktyczny.

1. Oświadczenie Skarżącej z dnia […] września 2016 r. zawarte jest na karcie formatu A4 wraz z oświadczeniem jej męża Pana K. J. Karta zapisana jest jednostronnie (w aktach sprawy). Oświadczenie Skarżącej zawiera jej dane osobowe w zakresie informacji o otrzymywanym z MOPR w K. świadczeniu rodzinnym w kwocie 697,00 zł miesięcznie, w tym zasiłku rodzinnym na troje dzieci w kwocie 354,00 zł miesięcznie, dodatku do zasiłku rodzinnego z tytułu wychowania dziecka w rodzinie wielodzietnej w kwocie 90,00 zł miesięcznie, dodatku do zasiłku rodzinnego z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego w kwocie 100,00 zł miesięcznie oraz zasiłku pielęgnacyjnego w kwocie 153,00 zł miesięcznie. W ww. oświadczeniu zawarte są ponadto dane osobowe Skarżącej o zarejestrowaniu w Powiatowym Urzędzie Pracy w K. w charakterze osoby bezrobotnej bez prawa do zasiłku oraz o pobieraniu przez nią zasiłku przez ustawowy okres pobierania do dnia […] sierpnia 2016 r. – oświadczenia w aktach sprawy.
2. Dane osobowe Skarżącej zawarte w ww. oświadczeniu z dnia […] września 2016 r. Prezydent pozyskał w związku z wnioskiem Skarżącej o przyznanie stypendium szkolnego dla dzieci Skarżącej. Dane osobowe Skarżącej są aktualnie przetwarzane przez Prezydenta w celu ustalenia prawa do przyznania pomocy materialnej o charakterze socjalnym (stypendium szkolnego) dla dzieci Skarżącej na dany rok szkolny, tj. rozpatrzenia wniosku Skarżącej, przyznania świadczenia i realizacji wypłaty świadczenia – pismo Prezydenta z dnia […] listopada 2018 r. skierowane do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – w aktach sprawy.
3. Prezydentem Miasta K. jest Pan P. P. – informacja zawarta na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Miasta K. http: […].
4. Pan P. P. działający w charakterze osoby prywatnej pismem z dnia […] czerwca 2017 r. wystąpił do Naczelnika Wydziału Edukacji Urzędu Miasta K. o cyt.: „(…) wydanie mi dokumentu oświadczenia K. J. złożonego w sprawie o stypendium szkolne dla jego dzieci, w którym pomawia mnie o przyczynienie się do utraty pracy. Pismo to jest mi potrzebne do wykorzystania w trakcie procesu, który wytoczyłem o ochronę mojego dobrego imienia”.
5. Pan P. P. zainicjował przed Sądem Rejonowym w K. Wydziałem II Karnym (sygn. akt […]) postępowanie karne z oskarżenia prywatnego przeciwko Panu K. J. W toku tego postępowania, na rozprawie w dniu […] listopada 2017 r., pełnomocnik Pana P. P. wniósł o dopuszczenie dowodu w postaci ww. oświadczenia z dnia […] września 2016 r. na okoliczność treści oświadczenia podpisanego przez oskarżonego i użytych w nim przez niego sformułowań odnośnie motywu jego działania. Sąd dopuścił ww. wnioskowany dowód – protokół z rozprawy z dnia […] listopada 2017 r. przeprowadzonej przez Sąd Rejonowy w K. Wydział II Karny (sygn. akt […]) – w aktach sprawy.
6. Ww. oświadczenie Pana K. J. z dnia […] września 2016 r. zawiera następującą treść cyt.: „Oświadczam, że otrzymywałem z MOPR w K. zasiłek stały do dnia […] sierpnia 2016 r. Obecnie dzięki podstępnym działaniom P. P. nie pracuję i nie pobieram żadnych świadczeń pieniężnych i materialnych. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”.

 Po zapoznaniu się z całością zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Stosownie do art. 57 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 i Dz.U.UE.L.2018.127.2), zwanego dalej RODO, bez uszczerbku dla innych zadań określonych na mocy niniejszego rozporządzenia każdy organ nadzorczy na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie niniejszego rozporządzenia (lit. a) oraz rozpatruje skargi wniesione przez osobę, której dane dotyczą, lub przez podmiot, organizację lub zrzeszenie zgodnie z art. 80, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań, w szczególności jeżeli niezbędne jest dalsze prowadzenie postępowań lub koordynacja działań z innym organem nadzorczym (lit. f).

Zgodnie z art. 5 ust. 1 RODO, dane osobowe muszą być: a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą ("zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość"); b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 za niezgodne z pierwotnymi celami ("ograniczenie celu").

Zgodnie natomiast z art. 6 ust. 1 RODO, przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków: a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów; b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze; d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej; e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi; f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Z kolei zgodnie z art. 6 ust. 4 RODO, jeżeli przetwarzanie w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane, nie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, ani prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego stanowiących w demokratycznym społeczeństwie niezbędny i proporcjonalny środek służący zagwarantowaniu celów, o których mowa w art. 23 ust. 1, administrator - aby ustalić, czy przetwarzanie w innym celu jest zgodne z celem, w którym dane osobowe zostały pierwotnie zebrane - bierze pod uwagę między innymi: a) wszelkie związki między celami, w których zebrano dane osobowe, a celami zamierzonego dalszego przetwarzania; b) kontekst, w którym zebrano dane osobowe, w szczególności relację między osobami, których dane dotyczą, a administratorem; c) charakter danych osobowych, w szczególności czy przetwarzane są szczególne kategorie danych osobowych zgodnie z art. 9 lub dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych zgodnie z art. 10; d) ewentualne konsekwencje zamierzonego dalszego przetwarzania dla osób, których dane dotyczą; e) istnienie odpowiednich zabezpieczeń, w tym ewentualnie szyfrowania lub pseudonimizacji.

Odnosząc powyższe do okoliczności niniejszej sprawy wskazać należy w pierwszej kolejności, iż Pan P. P. działając w charakterze Prezydenta pozyskał informację o ww. oświadczeniu Pana K. J. z dnia […] września 2016 r. w związku z ww. wnioskiem Skarżącej o przyznanie stypendium skierowanym do Urzędu Miasta K. Następnie, jako osoba prywatna, pozyskał ww. dane osobowe na podstawie pisemnego wniosku z dnia […] czerwca 2017 r. skierowanego do administratora tych danych – Naczelnika Wydziału Edukacji Urzędu Miasta K. Wniosek ten był należycie umotywowany poprzez wskazanie celu wykorzystania pozyskanych informacji w trakcie procesu, który Pan P. P. wytoczył o ochronę jego dobrego imienia, które w jego ocenie zostało naruszone przez Pana K. J. w związku z pełnieniem przez niego funkcji Prezydenta. Dodać również należy, iż z całokształtu materiału dowodowego niniejszej sprawy wynika, że intencją Pan P. P. nie było przetwarzanie danych osobowych Skarżącej zawartych w jej ww. oświadczeniu o dochodach, lecz danych osobowych Pana K. J., a konkretnie treści jego ww. oświadczenia z dnia […] września 2016 r., sformułowanego na tej samej karcie, co oświadczenie Skarżącej. Skoro otrzymany dokument miał przedstawiać wartość dowodową w zainicjowanym postępowaniu karnym, nie była możliwa ingerencja w jego treść. Na skutek takiej ingerencji dokument straciłby walor dokumentu w rozumieniu art. 115 § 14 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1600 ze zm.), zgodnie z którym dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne. Co istotne, ww. dokument, w przedłożonej formie, a więc zawierającej dane osobowe Skarżącej, został dopuszczony przez sąd karny w poczet materiału dowodowego sprawy na rozprawie w dniu […] listopada 2017 r.

W ocenie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zarówno pozyskanie danych osobowych Skarżącej przez Pana P. P., jak i ich późniejsze wykorzystanie przed sądem karnym w sprawie sygn. akt […] miało swe oparcie w art. 6 ust. 1 lit f) RODO. Co do zasady bowiem obrona praw przed sądem przy wykorzystywaniu wszelkich środków dowodowych, podlegających ocenie niezawisłego sądu, jest działaniem w prawnie uzasadnionym interesie, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit f) RODO. Przetwarzanie danych osobowych w celach dowodowych, przy wykorzystaniu środków dowodowych zawierających te dane (dokumentów) przedkładanych w danej sprawie, jeżeli ma na celu obronę praw przed sądem jest uzasadnione realizacją usprawiedliwionego celu administratora. Jak wskazano, jedynie sąd może zająć stanowisko, co do legalności takich dowodów i ich mocy dowodowej. Podobnie wypowiedział się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 18 maja 2005 r. (sygn. akt II SA/Wa 1987/04), wydanym na tle analogicznego do niniejszej sprawy stanu faktycznego, w której to sprawie administrator danych wykorzystał zgromadzone dane osobowe w celu dochodzenia swych praw przed sądem, mimo że dane te zostały pozyskane i zebrane w innym celu. Ww. Sąd konkludując tą sytuację stwierdził cyt.: „(…) to do decyzji niezawisłego sądu, rozstrzygającego tę sprawę należy ocena znaczenia tej informacji jako środka dowodowego w sprawie (…)”.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Decyzja jest ostateczna. Na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 ze zm.) w związku z art. 13 § 2, art. 53 § 1 i art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2018 r. poz. 1302 ze zm.) od niniejszej decyzji stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia stronie. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wpis od skargi wynosi 200 złotych. Strona ma prawo ubiegania się o prawo pomocy, w tym zwolnienie od kosztów sądowych.